Interview met Janneke Boverhuis arbeidsdeskundige adviesbureau Triptiek & Olga ter Hedde HR-manager gemeente Gouda
Fotografie | Nathan Mooij
Praktische handvatten om uitval door mentale klachten te voorkomen
Lang niet elke werkgever realiseert zich dat de kans dat iemand in het team psychische klachten heeft als angst, depressie en burn-out behoorlijk groot is; maar liefst één op de vijf werkenden heeft hier last van en deze problemen vormen een serieuze belemmering om te blijven werken. Ook is nog niet algemeen bekend dat je als leidinggevende een grote rol kan spelen om uitval door dit soort psychische klachten te voorkomen. Daarom heeft het onderzoeksproject De Mentaal Gezonde Zaak van de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen (HAN University of Applied Sciences) een handreiking ontwikkeld om werkgevers en leidinggevenden met praktische handvatten te ondersteunen om een medewerker met psychische klachten aan het werk te houden. De handreiking is de afgelopen maanden door verschillende arbeidsdeskundigen en organisaties in de praktijk getest en is nu voor alle werkgevers en leidinggevenden te gebruiken.
WAT KAN JIJ ALS LEIDINGGEVENDE DOEN?
Janneke Boverhuis van arbeidsdeskundig adviesbureau Triptiek is één van de arbeidsdeskundigen die de uitnodiging aangrijpt om de handreiking in de praktijk te testen. Janneke: “Het is een tool waarmee je bij werkgevers het gesprek over dit onderwerp op gang kan brengen. Wanneer je het als leidinggevende lastig vindt om psychische klachten bespreekbaar te maken, zijn dit echt praktische handvatten. Het is een hele logische handreiking en juist door de logica en eenvoud kan het goed werken. Dat leek me leuk om in de praktijk te toetsen.”
Wanneer Janneke tijdens een wandeling op de Hilversumse heide met haar vriendin Olga ter Hedde, HR-manager van de gemeente Gouda, in gesprek komt over thuiswerken en de gevolgen daarvan voor de mentale gezondheid van medewerkers, besluiten zij de handreiking samen te testen.
Olga: “Ik ben in september 2020 als HR-manager begonnen bij gemeente Gouda en we hadden net een meting over thuiswerken gedaan onder het personeel van de gemeente: ‘Wat gaat goed en waar liggen je zorgen?’ Daarbij werden zorgen geuit over psychische klachten. Parallel was de wens vanuit de organisatie om meer preventief beleid te maken met onder andere aandacht voor de mentale gezondheid. Het aanbod van Janneke om onder haar begeleiding met de handreiking aan de slag te gaan, was een mooie manier om dit thema in de praktijk te brengen.”
Leer je medewerker kennen
Naast Olga doen nog vier leidinggevenden van de gemeente Gouda mee aan dit onderzoek. In de eerste sessie introduceert Janneke de handreiking en geeft aan dat je als leidinggevende een medewerker eerst moet leren kennen voordat je het gesprek over psychische klachten aan kunt gaan. Janneke: “Ik gebruik daarvoor vaak het model het huis van werkvermogen. Het is een efficiënte manier om een medewerker te leren kennen en inzicht te krijgen in iemands werkvermogen. Dat is eigenlijk het voorportaal van de handreiking.”
Na de introductie coacht Janneke in verschillende sessies de leidinggevenden om de handreiking binnen hun team in te zetten. “Ik help hen hierbij door vragen te stellen over hoe hun team functioneert en of ze zich zorgen maken om hun medewerkers. Op de vraag: ‘Wie zal je eerste verzuimende medewerker worden?’ weten de meeste leidinggevenden het antwoord. Vervolgens ga je over die medewerker met elkaar in gesprek en reik ik de handvatten aan uit de handreiking en mogelijke oplossingen waarbij ik de nadruk leg op het belang van de eigen regie van de werknemer. Over het algemeen proberen leidinggevenden te vaak de problemen op te lossen voor de medewerker: ‘Joh, ga wat minder werken, ga naar psycholoog’ en dan is er niet één keer gevraagd: ‘Wat kan jou helpen om in het zadel te blijven?’ Juist door eigen regie houd je als werknemer meer controle over je eigen leven. Dat controleverlies is vaak de reden van uitval; de controle over het eigen leven is er even niet. De leidinggevende kan helpen door de werkproblemen te kanaliseren, maar de werknemer moet de regie in de hand houden.”
Het belang van eigen regie
Olga knikt instemmend: “Ik herken die ‘reddersacties’ ook wel, waarbij ik ga zeggen wat de ander nodig heeft. Voor mij was de verdere bewustwording van het belang van eigen regie van de werknemer bij dreigende uitval heel leerzaam. Ik heb met hulp van Janneke in de praktijk kunnen ervaren dat wanneer je niet direct een oplossing voor iemands problemen probeert aan te reiken, maar de medewerker zelf vraagt na te denken over wat hij of zij nodig heeft om aan het werk te blijven, je samen verder komt. Als leidinggevende ben je natuurlijk wel verantwoordelijk dat het werk gedaan wordt en dus geef ik duidelijk de kaders aan en maak in het verlengde hiervan afspraken met de betrokken werknemer en de andere teamleden. Maar wanneer er binnen die kaders meer ruimte is voor eigen regie van de werknemer, wordt de kans kleiner dat de medewerker zich ziek moet melden. En dat is natuurlijk voor iedereen winst.”
Dat beaamt Janneke want als arbeidsdeskundige ziet zij veel werknemers die langere tijd uitvallen door mentale problemen -de gemiddelde duur van verzuim van psychische klachten is 180 dagen- en die vervolgens moeite hebben om terug te keren naar de werkvloer. Janneke: “Wanneer je psychische klachten hebt, heb je vaak de neiging om je terug te trekken uit het sociale leven. Je maakt je kringetje zo klein mogelijk en vermijdt alles daarbuiten. Werk helpt juist dan om sociale contacten te blijven onderhouden en de structuur, de zingeving en het zelfvertrouwen dat je daarvan krijgt, zijn helpend. Het volledig wegnemen van werk kan er juist voor zorgen dat iemand zich slechter gaat voelen. Dus houdt mensen zoveel mogelijk aan het werk. Indien nodig kan een arbeidsdeskundige goed inschatten wat de werkbelasting van het werk van de betreffende medewerker is en kan beoordelen welke werkzaamheden eventueel wel of juist niet geschikt zijn op het moment van psychische klachten. Liever ander werk of minder werk dan helemaal thuis komen te zitten, want dat kan lang duren en dan is het nog maar de vraag of het iemand lukt op zijn eigen functie terug te komen.”
”Het is moeilijk in geld uit te drukken wat preventieve zorg een bedrijf kan opleveren. Zie preventie niet als kostenpost, maar als investering in je mensen en daarmee in je bedrijf.”
Het valt Janneke op dat ze veel werknemers ziet die uitvallen omdat er een mismatch is met het werk. Of al te lang in dezelfde functie zitten. “Ook dat had voorkomen kunnen worden als werknemers die eigen regie durven nemen. Dat moet wat mij betreft door leidinggevenden bespreekbaar gemaakt worden.”
Regelmatig gesprekken voeren met medewerkers kost leidinggevenden weliswaar tijd en energie, maar kan psychisch verzuim dus in veel gevallen wel degelijk voorkomen.
Janneke: “Ik denk dat veel managers te veel uitvoeren en veel meer zouden moeten faciliteren en managen. Bijvoorbeeld door regelmatig een gesprek over het werkvermogen in te plannen met medewerkers. Daardoor ken je de mensen echt goed en dat gaat verzuim voorkomen. Dat scheelt zoveel tijd en geld.” Olga vult aan: “Een zieke werknemer kost de werkgever gemiddeld €200 per dag. En als iemand langer uitvalt, moet je daar een vervanger voor zoeken en vervolgens inwerken. Dus het loopt al snel in de papieren.”
Preventieve gesprekken zijn een investering in je bedrijf
Janneke: “Ik zie bij organisaties dat de bewustwording van psychische belasting op medewerkers wel steeds groter wordt, maar de bereidheid om daar aan de voorkant wat aan te doen, ontbreekt vaak nog. Sterker nog, de werkdruk wordt meer en meer en de te behalen targets worden alleen maar hoger. Dus dat matcht niet. Het is moeilijk om in geld uit te drukken wat preventieve zorg een bedrijf kan opleveren, maar zie preventie niet als een kostenpost, maar als investering in je mensen en daarmee in je bedrijf. Met deze handreiking kun je het onderwerp echt op de agenda zetten en voor je team een veilige, plezierige en gezonde werkomgeving realiseren.”
Ook Olga is overtuigd van de kracht van de dialoog tussen leidinggevende en medewerker: “Hoe vroeger je bepaalde zaken bespreekbaar maakt, des te sneller weet je wat iemand nodig heeft en kun je uitval voorkomen. Goede gesprekken kunnen echt goud waard zijn, zowel voor het individu als ook voor het team en de organisatie. Ik ben als leidinggevende nergens zonder mijn team. Als zij het goed doen en de beste versie van zichzelf kunnen worden, dan kan hun bijdrage aan de organisatie zo groot zijn, dat vind ik mooi.”
