Hoe voorkom je als werkgever uitval op de werkvloer door burn-out?

Interview met leidinggevenden Sjoerd Wiersma van UWV en Yannick Diederen van ICT-adviesbureau Conclusion Zuyd

‘Opgebrand. Overspannen. Fysiek en mentaal compleet uitgeput.’ Zo voelt 1 op de 6 werknemers zich. Maar liefst 17% van de Nederlandse beroepsbevolking heeft burn-out klachten. Dat zijn 1,3 miljoen mensen met weinig energie en motivatie voor dagelijkse bezigheden, laat staan voor werk. En de cijfers blijven stijgen: de voorspelling is dat als we zo doorgaan in 2030 ruim 1 op de 4 medewerkers met burn-outklachten kampt. Naast het persoonlijke leed voor de betreffende werknemer, kost het aan werkstress gerelateerde verzuim werkgevers veel geld. Een burn-out die 8 maanden duurt, kost al gauw € 80.000 exclusief de kosten van vervanging. Uit onderzoek blijkt dat werk in de meeste gevallen één van de belangrijke oorzaken is van overspannenheid en burn-out. Als werkgever wil je natuurlijk graag voorkomen dat werknemers hierdoor uitvallen, maar hoe doe je dat?  Dat vroegen wij leidinggevenden Sjoerd Wiersma van UWV in Rotterdam en Yannick Diederen van ICT-adviesbureau Conclusion Zuyd uit Heerlen die hier ieder een eigen aanpak voor hebben die past bij hun manier van leidinggeven.

In contact

“Ik kan geen recept geven om uitval door mentale klachten te voorkomen, maar ik kan wel aangeven op welke signalen je als leidinggevende alert moet zijn,” zegt Yannick Diederen. Yannick is 33 jaar en geeft sinds een kleine twee jaar leiding aan het team Creatie binnen Conclusion Zuyd, dat bestaat uit ontwikkelaars en technisch specialisten. Samen met collega Björn is Yannick verantwoordelijk voor dit team. Yannick vindt het belangrijk om van werknemers te weten wat er bij hen speelt, zowel op het werk als thuis.  “Uit eigen ervaring weet ik wat ik niet wil: twee keer per jaar een beoordelingsgesprek met iemand die je niet echt kent. Dat vond ik als werknemer niet prettig.” En dus plant Yannick maandelijks met de helft van de werknemers een gesprek en zijn collega met de andere helft. In dit maandelijkse gesprek bepalen de werknemers waarover gesproken wordt. “Alles mag en ik vind niks gek,” zegt Yannick. “Het mag gaan over werk, maar ook over de kinderen of over een zieke moeder waar iemand mantelzorger voor is. Ik kreeg in het begin weleens van medewerkers te horen ‘dat ik niet snap wat zij meemaken’. Maar dan bleef ik benadrukken ‘vertel het me maar’ en inmiddels praten mensen steeds makkelijker met me. Daardoor weet ik wat er speelt en blijf ik met de medewerker in contact. Wel merk ik dat oudere werknemers minder open zijn dan de jongere. Dat is toch een generatieverschil.  Ouderen doceren meer wat ze wel tegen me zeggen en wat niet.”

Glazen bol

Dat contact houden essentieel is, vindt ook de bijna 52-jarige  in Rotterdam samen met collega Paul een team van 65 werknemers aan. Deze medewerkers ondersteunen mensen met een arbeidsongeschiktheids­uitkering bij het vinden van werk. “Aandacht geven aan mijn mensen vind ik heel belangrijk. Ik probeer altijd het gesprek gaande te houden. Door vragen te stellen over het werk, maar ook over de zieke kat. Het liefst loop ik op de afdeling rond en maak een geintje hier, een praatje daar. Dat is nu met corona en het thuiswerken lastiger. Daarom zet ik alle communicatiekanalen in om een open sfeer te creëren zodat ze hopelijk ook moeilijke onderwerpen met me willen bespreken. Ik zeg altijd gekscherend: ‘Als ik het niet hoor, dan weet ik het niet. Ik heb geen glazen bol, anders stond ik wel op de kermis.’ En: ‘Ik ben eigenlijk dubbel gehandicapt: ik ben een man en verminderd sensitief, maar wel empathisch.’ Hiermee wil ik het voorbeeld geven om een open gesprek te voeren en aangeven dat ik geïnteresseerd ben in wat hen bezighoudt.”

Problemen serieus nemen

Zowel Sjoerd als Yannick hechten dus veel belang aan regelmatig contact met hun mensen, zowel qua werk als wat betreft ‘de zachte kant’ zoals Sjoerd de meer persoonlijke onderwerpen noemt. Het valt dan sneller op als een medewerker afwijkend gedrag vertoont. Yannick: “Ik ben alert op veranderingen als vaker ziekmelden, maar ook als de toon in gesprekken of mails verandert en de werknemer kortaf of geïrriteerd is. Dan neem ik gelijk contact op. Soms is het voldoende om te zeggen ‘neem even twee dagen vrij’. Ik probeer een omgeving te creëren waarin het oké is als het even niet goed met je gaat. Kijk, fysieke blessures zie je als werkgever. Als iemand zijn enkel verstuikt met voetbal, zie je hem of haar een paar dagen wat lastiger lopen of zelfs hinken. Op mentaal gebied kun je ook weleens een paar dagen van slag zijn. Dat ‘hinken’ zien we niet, maar is er natuurlijk ook en dat is niet raar of eng.”

Als een paar dagen vrij niet voldoende blijkt te zijn, kijkt Yannick wat hij als leidinggevende kan doen. “Ik ben van huis uit een business analist en vanuit die achtergrond ben ik gewend om alles procesmatig te bekijken. Waar staan we nu en hoe komen we bij de gewenste situatie? En vooral: wat kan ik daaraan bijdragen? Ik denk dat je als leidinggevende goed moet weten waar jij invloed op hebt en waar niet. Dus ik probeer niet met de oplossing voor de mentale problemen te komen, want dat moet iemand zelf doen, maar ik vraag wel wat ik kan wegnemen qua werk. En ik schakel op korte termijn de bedrijfsarts in om de werknemer het gevoel te geven dat ik de problemen serieus neem. En ook om samen te kijken naar de inzetbaarheid van een werknemer. Je bent niet gelijk ziek als je met een psycholoog gaat praten, maar wanneer je thuis komt te zitten, voel je je al snel ziek. Waar mogelijk probeer ik dat te voorkomen.”

Spanningsveld

“De vraag is altijd: wat kan iemand aan qua werkbelasting?” aldus Sjoerd. “Wanneer heb je te veel werk op je bord? Als iemand mentaal in de problemen komt, speelt er vaak meer dan alleen werk. Het kan ook te maken hebben met hoe iemand de tijdsdruk beleeft. Bij ons zijn de werknemers vrij om hun werk qua tijd in te delen zoals ze zelf willen, als het werk maar gedaan wordt. Er zijn meerdere wegen naar Rome en ieder heeft wat dat betreft zijn eigen verantwoordelijkheid. Ik ben ervan overtuigd dat overzicht hebben op je werk heel belangrijk is. Als je niet weet hoeveel je moet doen of wanneer het klaar is, word je daar gespannen van.” Daarom werken ze ook met (team)caseloads, zodat je als werknemer zelf je werk indeelt en ook goed kunt ontspannen als je klaar bent. Toch weet Sjoerd uit de praktijk dat er een spanningsveld kan zijn tussen het werk dat gedaan moet worden en de mentale gezondheid van een werknemer. “Ik kan andere werkgevers wel de tip geven om psychische problemen van medewerkers nooit uit de weg te gaan, want ze gaan niet vanzelf weg. Je moet er altijd wat mee. En dat kun je een beetje eng of ongrijpbaar vinden, maar je hoeft als leidinggevende niet altijd met een panklare oplossing te komen. Hulp inschakelen van mensen met expertise zoals een bedrijfsarts of bedrijfsmaatschappelijk werker is wel jouw taak om met de medewerkers te bespreken.”

“Als leidinggevende moet je goed weten waar jij invloed op hebt en waar niet. Dus ik probeer niet met de oplossing voor de mentale problemen te komen, maar vraag wel wat ik kan wegnemen qua werk”

De Zeik

Bij Yannick in het team is er een collega die helaas twee keer is uitgevallen door zijn chronische psychische kwetsbaar­heid. “Inmiddels weet ik als leidinggevende beter hoe ik hem kan helpen,” vertelt Yannick. “Deze medewerker werkt hier al zes jaar en is heel goed in zijn werk, maar als het werk niet loopt zoals hij wil en zijn spreekwoordelijke emmer dreigt over te lopen, kan hij behoorlijk kwaad worden. Dan vliegt hij zowel tegen collega’s als tegen de klant nog weleens uit de bocht. En dat is niet de bedoeling. Dat weet hij ook en het is dan ook zijn grootste angst dat hij ontslagen wordt. Hij heeft het naar zijn zin op het werk, maar soms begint het weer bij hem te borrelen. En dus bel ik hem elke week. Dan krijg ik -zoals wij dat hier in Limburg noemen- de zeik. Oftewel, hij moppert eerst op mij en hopelijk daarna niet meer op de anderen.” Een beetje lachend geeft Yannick toe dat het misschien best opmerkelijk is dat hij op deze manier ‘de zeik’ elke keer op zich neemt, maar dat doet hij met een duidelijke reden: “Dat is inderdaad wat extra’s dat ik voor hem doe, maar op die manier blijft het voor iedereen werkbaar en levert hij heel goed werk af. Ik probeer zoveel mogelijk samen tot oplossingen te komen, want het is natuurlijk wel zo dat als iemand ziek uitvalt, je als werkgever twee jaar salaris moet doorbetalen. Dus het is de moeite waard om daar tijd en energie in te steken en dat probeert te voorkomen. Daar kan ik maar beter mijn best voor doen, want daar hebben we allemaal wat aan.”

Yannick en Sjoerd geven hun leidinggevende functie ieder op hun eigen manier vorm, maar duidelijk is dat beiden tijd en energie steken in het monitoren van de mentale gezondheid van hun werknemers. En dat is voor iedereen winst. Sjoerd: “Ik ga uit van vertrouwen in de medewerkers. Ik denk dat er niemand is die opstaat en denkt: ‘Ik ga er vandaag lekker een puinhoop van maken op mijn werk.’ Ik denk dat iedereen zijn best doet en soms is het resultaat misschien wat minder dan gehoopt. Daar heb je dan een gesprek over met de medewerker: ‘Hoe komt dat komt en hoe je dat kan verbeteren?’ Maar we doen het met z’n allen.”

---